Como definir um porta-voz

Porta VozQuando se contrata uma assessoria de imprensa ou qualquer trabalho que visa a divulgação da empresa na mídia, uma das decisões mais importantes é a definição de quem é o porta-voz.  Antes de tomar essa decisão, é importante entender qual o seu papel dentro da organização. O porta-voz será o representante da empresa perante a imprensa em geral, todas as informações relacionadas a organização serão transmitidas por meio dessa pessoa, ou seja, é um trabalho de muita responsabilidade, pois é preciso  saber como se portar nas mais variadas situações.

O porta-voz geralmente é quem dá entrevistas e realiza pronunciamentos comunicando a posição da empresa. Veja algumas dicas essenciais para escolher um porta-voz adequado:

- Como o porta-voz é a pessoa responsável por comunicar a posição da empresa, é essencial que seja uma pessoa que ocupa um alto cargo. Em organizações pequenas, geralmente é o presidente, mas em grandes corporações, pode ser algum diretor ou um dos principais executivos.

- Dependendo do porte, a empresa pode ter vários porta-vozes, cada um responsável por um setor ou por determinado assunto. Mas é sempre importante ter um “plano B”, ou seja, caso o porta-voz principal não esteja disponível, é essencial ter outra pessoa responsável que tenha os mesmos conhecimentos e que se sinta a vontade na posição.

- O porta-voz deve ser alguém que saiba como agir tanto em pronunciamentos comuns informando novidades da empresa, quanto em situações de crise, por isso é necessário conhecer bem a empresa e ter um bom “jogo de cintura”.

- O porta-voz deve ser uma pessoa bem atualizada, deve conhecer o mercado em que a empresa atua e sempre acompanhar as novidades do setor para possíveis perguntas que poderão ser feitas em um pronunciamento ou entrevista.

- É interessante que o porta-voz conheça os veículos e profissionais mais importantes da imprensa em geral e os que fazem a cobertura do seu setor, isso pode facilitar o relacionamento entre as duas partes caso a empresa não tenha uma assessoria para desempenhar essa função.

Essas são apenas algumas dicas, antes de tudo, o porta-voz deve se sentir confortável na posição, pois ele será responsável pelo nome da empresa, é como se fosse uma pessoa para representar a opinião de funcionários e diretoria de uma organização inteira.